Πολλές επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην αγορά έχοντας gigabytes από δεδομένα, βασίζονται στο backup για μπορούν να επιβιώσουν. Όμως λαμβάνουν το σωστό Backup ή όλα είναι στην τύχη τους;
Ο λόγος γίνεται για μικρές προσωπικές ή με μικρό υπαλληλικό προσωπικό, επιχειρήσεις που απαιτείται να κρατούν δεδομένα. Αν για κάποιο λόγο χάσουν αυτά τα δεδομένα, χάνουν αυτομάτως και τους πελάτες τους και άρα δεν έχουν πλέον λόγο ύπαρξης. Όπως για παράδειγμα λογιστικά γραφεία, μελετητικά γραφεία, εμπορικές επιχειρήσεις, logistics, και ένα σωρό άλλα.
Το backup σε αυτού του είδους τις επιχειρήσεις είναι ζωτικής σημασίας, όχι δηλαδή πως αν χαθούν οι προσωπικές φωτογραφίες από τον υπολογιστή του σπιτιού σας θα πονέσετε λιγότερο. Το backup θα πρέπει να γίνεται σωστά για nα έχει νόημα, αλλιώς κάποια στιγμή θα μάθετε με τον δύσκολο τρόπο που κάνατε λάθος.
Ιδιαίτερα στις μικρές επιχειρήσεις το πράγμα γίνεται λίγο πιο περίπλοκο. Συνήθως στην Ελληνική αγορά ο ιδιοκτήτης μίας επιχείρησης, ας πούμε, με δύο υπαλλήλους, αναθέτει στον πιο σχετικό με την τεχνολογία εκτός από την κανονική δουλειά του να κάνει και backup των κρίσιμων αρχείων. Ο υπάλληλος αυτός έχοντας ένα επιπρόσθετο εργασιακό βάρος με τη σειρά του δίνει εντολή στο μηχανογράφο τους ότι πρέπει να παίρνουν backup κάθε μέρα.
Ο μηχανογράφος, που είναι αναλόγου επιπέδου με τον προϋπολογισμό της εταιρείας, με τη σειρά του υποδεικνύει πώς θα κάνουν τη διαδικασία backup καθημερινά, μόλις τελειώνουν την δουλειά τους. Η διαδικασία του Backup ας υποθέσουμε ότι θα τηρηθεί ευλαβικά από τους υπαλλήλους.
Σε αυτό το συνήθη σενάριο το κακό δεν θα αργήσει να συμβεί. Μικρός προϋπολογισμός, μηχανογράφος που κάνει λίγο από όλα (ανανέωση site εταιρείας, επίβλεψη δικτύου, backup, επιδιόρθωση υπολογιστών κλπ), υπάλληλος που του “φορτώνουν” επιπλέον εργασία, ιδιοκτήτης που δεν επιβλέπει ο ίδιος κρίσιμες για την επιχείρηση διαδικασίες, είναι ένα εκρηκτικός συνδυασμός για να γίνουν λάθη.
Και τα λάθη μπορεί να είναι μοιραία. Σε ένα λογιστικό γραφείο μπορεί να στοιχίσει:
- Πρόστιμα σε πελάτες
- Ώρες από το μηχανογράφο για να περαστεί εκ νέου τα προγράμματα και να εισαχθεί πιο πρόσφατο backup
- Εργασία για ένα μεγάλο διάστημα για να περαστούν τα στοιχεία χειροκίνητα
- Σοβαρό πλήγμα στο πελατολόγιο και στη φήμη του γραφείου
- Καθυστερήσεις να ανταποκριθεί το γραφείο στις ανάγκες των πελατών
Τα αρχεία και το λογιστικό πρόγραμμα είναι το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς ενός λογιστικού γραφείου. Ένα συμβάν όπως το παραπάνω μπορεί να προκαλέσει σοβαρό πλήγμα στην επιχείρηση σας καθώς έχετε ιδιαίτερα μεγάλη ευθύνη και εκτός αυτού υπάρχουν και πρόστιμα εάν δεν υποβληθούν στην ώρα τους οι απαραίτητες δηλώσεις.
Τα λάθη στο Backup μπορεί να κοστίσουν πολύ ακριβά αν υπάρξει κάποια απώλεια δεδομένων.
Η έννοια του Backup σημαίνει: Αποθήκευση ενός ή περισσότερων αρχείων σε δύο διαφορετικά ανεξάρτητα σημεία ταυτόχρονα.
Ποια όμως είναι τα συχνά λάθη που μπορεί να κάνει μία επιχείρηση;
1. Το Backup αποθηκεύεται στον ίδιο υπολογιστή (π.χ. σε άλλο τομέα του ίδιου δίσκου π.χ. στο D:\ ή σε άλλο φάκελο στον ίδιο δίσκο π.χ. c:\backup)
Αυτή η λύση δεν είναι σωστή, καθώς αν ο σκληρός δίσκος πάθει ζημιά, χάνεται και το βασικό αντίγραφο αλλά και το υποτιθεμενο backup αρχείο.
2. Το Backup δεν έχει διαφορετικές εκδόσεις. Για παράδειγμα το νέο backup αντιγράφει επάνω στο παλαιό.
Αυτό έχει τον κίνδυνο για κάποιο λόγο να μην ανοίγει το τελευταίο backup και επομένως να μην έχουμε άλλη εναλλακτική.
3. Ο ίδιος ο ιδιοκτήτης δεν ενημερώνεται για το backup ή δεν γνωρίζει τι πολιτικές έχουν τεθεί στο γραφείο του
Ο ιδιοκτήτης είναι αυτός που θα υποστεί τις κυρώσεις αν κάτι χαθεί και δεν πάει καλά. Σε τέτοιες περιπτώσεις κρίσιμες, πρέπει ο ιδιοκτήτης να λαμβάνει μια τυπική ενημέρωση.
4. Δεν δοκιμάζεται ποτέ η επαναφορά του Backup
Είναι πολύ σημαντικό να κάνετε μια δοκιμή ανά τακτά διαστήματα ότι το Backup σας λειτουργεί σωστά
5. Backup στον ίδιο φυσικό χώρο
Το εφεδρικό αρχείο δεν πρέπει να βρίσκεται στον ίδιο χώρο με το βασικό αρχείο, καθώς μπορεί να επηρεαστούν και τα δυο από την ίδια ζημιά (π.χ. φωτιά, πλημμύρα, υπέρταση ρεύματος, ιός, κλοπή κλπ).
Το σωστό Backup πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω:
- Καταρχήν εξέταση των αναγκών σας και έκθεση των κινδύνων, ώστε ο ιδιοκτήτης να έχει πλήρη γνώση των συνεπειών και να καμφθεί η προκατάληψη του για χαμηλό προϋπολογισμό.
- Αυτοματοποιημένο backup σε 2 σημεία, ένα φυσικό σημείο στο χώρο σας και ένα στο Cloud (εκτός του γραφείου σας), χωρίς την επέμβαση και την επιφόρτιση κάποιου υπαλλήλου.
- Συγχρονισμός των δεδομένων κάθε 15 λεπτά και προς τα δύο μέρη.
- Δυνατότητα απομακρυσμένης επαναφοράς των δεδομένων του Server σας ακόμα και σε περίπτωση που χαλάσει το μηχάνημα, σε περίπτωση που ο μηχανογράφος είναι στην Τζακάρτα διακοπές.
- Ενημέρωση του ιδιοκτήτη και του μηχανογράφου με email σε περίπτωση που το backup δεν πραγματοποιείται σωστά.
