Αν δεν είστε και πολύ επικοινωνιακός τύπος, μην απογοητεύεστε. Σε λίγο καιρό θα έχετε στη διάθεσή σας ένα ολόκληρο οπλοστάσιο αποτελούμενο από όλα εκείνα τα διαδικτυακά εργαλεία που απαιτούνται για να μετατρέψετε την επικοινωνία σε τέχνη και να αναπτύξετε τις δεξιότητές σας. Πάμε λοιπόν: Ελκυστικά email.
Η αλήθεια είναι ότι αν προσδοκάτε να σας απαντήσω στην ηλεκτρονική επιστολή, θα πρέπει να προσθέσετε τουλάχιστον ένα emoticon, όπως ονομάζονται τα χαμογελαστά ή μη προσωπάκια που συμβάλλουν στην ηλεκτρονική επικοινωνία. Αυτό τουλάχιστον συμβουλεύει η Crystal, σύμφωνα με πρόσφατο δημοσίευμα του επιστημονικού περιοδικού New Scientist.
Η Crystal Knows, μία νέα εταιρεία με έδρα το Νάσβιλ του Τενεσί, χαρακτηρίζει την εφαρμογή που δημιούργησε ως τη μεγαλύτερη βελτίωση για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από την εποχή που ανακαλύφθηκε ο αυτόματος ορθογραφικός έλεγχος. Στην πραγματικότητα, η εφαρμογή είναι ένας μόνον αντιπρόσωπος της νέας γενιάς εργαλείων που υπόσχονται να μας κάνουν να επικοινωνούμε πιο αποτελεσματικά. Η λειτουργία της εφαρμογής είναι μάλλον απλή. Αρκεί αρχικώς να πληροφορήσεις το σύστημα ποιος είναι αυτός με τον οποίο θέλεις να επικοινωνήσεις. Η εφαρμογή, αφού κάνει μία ενδελεχή έρευνα σε ό,τι έχει αναρτήσει στο Διαδίκτυο ο επίδοξος παραλήπτης της επιστολής, κυρίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα σου παρουσιάσει μία ολοκληρωμένη λίστα προτάσεων κάνοντας χρήση κάποιων τεστ που ερευνούν τα πέντε μεγάλα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας. Με αυτόν τον τρόπο θα σε βοηθήσει να γράψεις το email κατά τρόπο ώστε να έχει την καλύτερη δυνατή ανταπόκριση.
Για μία ηλεκτρονική επιστολή προς τον εκδότη, η εφαρμογή προτείνει να αποφύγω τους τυπικούς χαιρετισμούς και να μην τον βαρύνω με πράγματα τα οποία έχει ξανακούσει χιλιάδες φορές. Αντιθέτως, για το email στη σύντροφό μου η εφαρμογή προτείνει να αυτοσαρκαστώ ενώ γι’ αυτούς που μου στέλνουν πρώτοι email, προτείνει την τοποθέτηση ενός emoticon.
Επίσης μπορείτε να απαντήσετε σε κάποια ερωτήματα σχετικά με τον παραλήπτη της επιστολής σας (Αν γινόταν καβγάς στο γραφείο, πώς θα αντιδρούσε;). Το λογισμικό θα χρησιμοποιήσει τις απαντήσεις σας προκειμένου να δημιουργήσει ένα πορτρέτο του ατόμου με το οποίο επικοινωνείτε.
Ο ιδρυτής της Crystal, Ντριού ντ’ Αγκοστίνο, πιστεύει ότι η εφαρμογή θα επιτρέψει στους ανθρώπους που εργάζονται μαζί, κατά κύριο λόγο, να οικοδομήσουν καλύτερες σχέσεις και πιο αποτελεσματική επικοινωνία. «Ολοι μας έχουμε κάποιο επίπεδο άγχους αποστέλλοντας ηλεκτρονικές επιστολές. Η Crystal δεν σας βοηθάει σαν να ήταν ένα ρομπότ που θα διαχειριστεί το σύνολο των email σας. Σας βοηθάει να κατανοήσετε πώς γράφουν τέτοιες επιστολές και πώς επικοινωνούν οι άνθρωποι».
Τεχνικές διαχείρισης του υπερβολικού όγκου πληροφοριών
Υπάρχουν και άλλα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις διαδικτυακές επαφές σας. Το Emotional Labor Βrowser Εxtension, το οποίο δημιουργήθηκε από την Τζιν Μακνέιλ, θα γεμίσει τα email σας με θαυμαστικά, χαμογελαστά προσωπάκια και τρυφερές λέξεις, ένα είδος γλωσσολογικής ζάχαρης την οποία μπορείτε να πασπαλίσετε με ένα πάτημα του κουμπιού.
Επίσης, οι πιο αφηρημένοι μπορούν να κατεβάσουν το BroApp, ένα πρόγραμμα το οποίο θα στέλνει στη συντροφό σας σύντομα μηνύματα στο κινητό, όπως «γειά σου, μωρό μου, πώς ήταν η μέρα σου;» και «μου λείπεις».
Εφαρμογές όπως η Crystal και οι υπόλοιπες προσεγγίζουν ένα πολύ σύγχρονο πρόβλημα: τον τεράστιο όγκο της ηλεκτρονικής επικοινωνίας που έχουμε να διαχειριστούμε κάθε μέρα. Σύμφωνα με μία μελέτη, οι εργαζόμενοι δαπανούν το 28% του χρόνου τους προκειμένου να διαβάσουν τις ηλεκτρονικές επιστολές που λαμβάνουν. Μία άλλη μελέτη, η οποία δημοσιεύθηκε πέρυσι, υπολογίζει ότι ο χρόνος που δαπανούν οι γιατροί της ιατρικής σχολής του πολιτειακού πανεπιστημίου της Πενσιλβάνια για να διαβάσουν τα email που λαμβάνουν κοστίζει περίπου ένα εκατομμύριο δολάρια.
Σύμφωνα με τις έρευνες που έχουν πραγματοποιηθεί, θα πρέπει να βρούμε τρόπους για να φιλτράρουμε πιο αποτελεσματικά τα email μας ώστε να δαπανούμε χρόνο μόνο γι’ αυτά που μας ενδιαφέρουν. Η εταιρεία Teller στη Στοκχόλμη της Σουηδίας προσπαθεί να κατασκευάσει έναν πλοηγό για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ο οποίος θα καταγράφει τη συμπεριφορά του χρήστη σημειώνοντας ποια email αγνοεί και γενικότερα πώς δαπανά τον χρόνο του στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έτσι ώστε η εφαρμογή να προτάσσει τα πιο ενδιαφέροντα email.
Μία καινούργια εταιρεία από το Σικάγο, η Charlie, προσφέρει μία άλλη μέθοδο διαχείρισης του υπερβολικού όγκου πληροφοριών που υπάρχουν στο Διαδίκτυο. Αντί να πρέπει να κάνετε κοπιώδεις έρευνες στο Google, η εφαρμογή θα σας ενημερώσει για τις νέες σας γνωριμίες. Ειδικότερα, η εφαρμογή «χτενίζει» το ημερολόγιό σας στο Google για μελλοντικές συναντήσεις και μετά ψάχνει στο Ιντερνετ συγκεντρώνοντας πληροφορίες σχετικά με τα άτομα που θα συμμετέχουν σε αυτές. Μία ημέρα πριν από τη συνάντηση, η εφαρμογή σάς παραδίδει ένα ντοσιέ με όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Οπως λέει ο συνιδρυτής της εταιρείας Aαρών Φράζιν, το Charlie σας βοηθάει να κάνετε καλή εντύπωση. Αν, παραδείγματος χάρη, αναφέρει ότι ο νέος σας πελάτης είναι φανατικός οπαδός της ομάδας «Καμπς του Σικάγου», ίσως να βρείτε έναν τρόπο να αναφερθείτε στο μπέιζμπολ κατά την ώρα της συνάντησης. Αν η εταιρεία με την οποία θα συνεργαστείτε έχει τουιτάρει σχετικά με κάποιο νέο προϊόν, πιθανώς να το θυμηθείτε και να τους συγχαρείτε για το καινούργιο προϊόν. «H τεχνολογία επιταχύνει την επικοινωνία. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να προσαρμοστούμε και να καταστήσουμε βέβαιο ότι η συζήτηση είναι όσο πιο παραγωγική γίνεται», εξηγεί ο κ. Φράζιν, προσθέτοντας ότι από τους δυσκολότερους τομείς για την εφαρμογή είναι η διασαφήνιση των προσωπικών ενδιαφερόντων των χρηστών, κάτι που ενδεχομένως να γίνεται δύσκολα αντιληπτό από λίγες αναρτήσεις στο Facebοok και στο Twitter.
Πηγή: Η ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΗ
