Οι έννοιες “Αρχειοθέτηση δεδομένων” και “Αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων” είναι αρκετά συγκεχυμένες έννοιες μεταξύ τους για πολλούς χρήστες. Δείτε τι κάνει η κάθε μία εργασία και ποιες είναι οι διαφορές.
Τα δεδομένα μίας εταιρείας είναι ζωτικής σημασίας για την ύπαρξή της, τόσο από φορολογικής άποψης όσο και από επιχειρησιακής δραστηριότητας. Οι σύγχρονες εταιρείες βασίζονται πλέον στα υπολογιστικά συστήματα και στα παραγόμενα δεδομένα τους.
Αν χαθούν τα δεδομένα αυτά υπάρχει μεγάλο κίνδυνος η εταιρεία να μην μπορεί να σταθεί ξανά στην αγορά και να κλείσει. Στο μυαλό όλων έρχεται η σκέψη της “Δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας” που θα προστατεύσει τα δεδομένα της εταιρείας και θα την επιτρέψει να την απρόσκοπτη συνέχιση των δραστηριοτήτων της.
Όμως υπάρχει και η “Αρχειοθέτηση δεδομένων” που είναι ένα εντελώς διαφορετικό καθεστώς και πολλοί την μπερδεύουν με τα αντίγραφα ασφαλείας. Τον όρο Αρχειοθέτηση θα τον δείτε και ως απλοί χρήστες σε διάφορες υπηρεσίες, όπως στο Gmail (αρχειοθέτηση ενός μηνύματος) κλπ.
Τι είναι η Αρχειοθέτηση Δεδομένων;
Η αρχειοθέτηση δεδομένων (data archiving) είναι η διαδικασία εντοπισμού των σημαντικών δεδομένων ενός χρήστη ή μίας εταιρείας, που δεν τα χρειάζονται πλέον άμεσα, δεν είναι τόσο ασήμαντα ώστε να τα διαγράψουν, και έτσι τα μεταφέρουν σε μία ασφαλή τοποθεσία για μακροπρόθεσμη αποθήκευση.
Οι λύσεις μακροπρόθεσμης αποθήκευσης είναι πολύ φθηνότερες σε σύγκριση με τους χώρους αποθήκευσης δεδομένων προς άμεση επεξεργασία. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά τα αρχειοθετημένα δεδομένα σε μεταγενέστερο χρονικό σημείο, όταν τα χρειάζεστε.
Μέσω της πρακτικής της αρχειοθέτησης δεδομένων, μειώνετε τον όγκο των δεδομένων που έχουν να κάνουν με την τωρινή παραγωγή και έτσι μειώνετε το φορτίο στα συστήματά σας. Τα δεδομένα που δεν απαιτούνται συχνά μετακινούνται από το σύστημά σας και παραμένουν αρχειοθετημένα σε ένα ξεχωριστό χώρο που έχει ελάχιστη δραστηριότητα και κατανάλωση πόρων.
Τι είναι τα Αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων
Φανταζόμαστε όλοι γνωρίζετε την έννοια του backup. Σε μία εταιρεία το backup συνήθως περιλαμβάνει όλα τα τρέχον επιχειρησιακά δεδομένα σε τουλάχιστον 3 διαδοχικές χρονολογικά εκδόσεις. Η δημιουργία της 4η έκδοσης θα σβήσει την πιο παλιά και πάει λέγοντας.
Σε περίπτωση απώλειας δεδομένων ή καταστροφής δεδομένων, μπορείτε να επαναφέρετε το πιο πρόσφατο αντίγραφο. Η κύρια πρόθεση των αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων είναι η γρήγορη ανάκτηση του συστήματός σας σε περίπτωση αποτυχίας δεδομένων.
Αντίγραφα ασφαλείας vs Αρχειοθέτηση δεδομένων
Τα αντίγραφα ασφαλείας και η αρχειοθέτηση δεδομένων είναι δύο απαραίτητες εργασίες για τη διατήρηση των επιχειρηματικών δεδομένων σας και διαφέρουν μεταξύ τους.
Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων περιλαμβάνει κυρίως τη δημιουργία αντιγράφου των επιχειρησιακών σας δεδομένων ώστε σε περίπτωση αποτυχίας των μηχανημάτων ή μίας επίθεσης ransomware η εταιρεία να συνεχίσει να εργάζεται άμεσα και απρόσκοπτα.
Επιπλέον τα αντίγραφα ασφαλείας βοηθούν τους απρόσεκτους υπαλλήλους (και προπαντός τους αδαείς εργοδότες) να βρουν την διαγραμμένη έκδοση του word που έγραφαν πριν μέρες και που την έσβησαν κατά λάθος.
Από την άλλη πλευρά, η αρχειοθέτηση δεδομένων σημαίνει τη μακροπρόθεσμη διατήρηση των δεδομένων σας. Αυτό συχνά περιλαμβάνει την διατήρηση παλαιών δεδομένων που δεν χρειάζονται πλέον για καθημερινές λειτουργίες ή την εκτέλεση αναλυτικών στοιχείων σε προηγούμενα δεδομένα.
Τα αντίγραφα ασφαλείας λαμβάνονται συνήθως συχνά και σταδιακά. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι διατηρείτε συνεχώς ένα αντίγραφο των πιο πρόσφατων δεδομένων που διαθέτει το σύστημά σας. Όσον αφορά την αρχειοθέτηση, αυτά δημιουργούνται λιγότερο συχνά.
Αν αναφερθούμε στην περίοδο διατήρησης, τα αντίγραφα ασφαλείας έχουν μικρότερη διάρκεια ζωής. Μετά από μια συγκεκριμένη περίοδο, διαγράφετε τα παλαιότερα αντίγραφα ασφαλείας. Τα αντικαθιστάτε με πιο πρόσφατα αντίγραφα ασφαλείας που έχετε δημιουργήσει. Αλλά αυτό δεν συμβαίνει με τα αρχεία δεδομένων. Τα αρχεία δεδομένων αποθηκεύονται για μεγάλο χρονικό διάστημα, συχνά για χρόνια ή και δεκαετίες.
Εάν πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα αντίγραφο ασφαλείας δεδομένων, μπορείτε να το κάνετε πολύ εύκολα. Σχεδιαστικά, τα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων αποθηκεύονται με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορείτε να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε αυτά και να τα επαναφέρετε εάν χρειάζεται. Και συνήθως έχετε πολλά αντίγραφα του ίδιου αντιγράφου ασφαλείας δεδομένων αποθηκευμένα σε διαφορετικές τοποθεσίες.
Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι εάν χαθεί ένα αντίγραφο ασφαλείας, θα εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση σε κάποιο άλλο. Ωστόσο, όταν πρόκειται για αρχειοθέτηση δεδομένων, τα αρχεία αποθηκεύονται συχνά σε λύσεις μακροπρόθεσμης αποθήκευσης σε δύο το πολύ αντίγραφα. Η ανάκτηση δεδομένων διαρκεί περισσότερο σε σύγκριση με τα αντίγραφα ασφαλείας.
Σημασία της Αρχειοθέτησης Δεδομένων
Όλες οι εταιρείες είναι πλέον δικτυωμένες. Κάθε υπάλληλος έχει και από ένα υπολογιστή και πληκτρολογεί κάθε εργάσιμη ημέρα δεδομένα. Αν μπορέσετε να πάρετε την θέση του υπευθύνου ΙΤ για μία μόνο ημέρα θα εκπλαγείτε από το πόσα πολλά δεδομένα παράγονται.
Και μόνο το όγκο των emails ενός υπαλλήλου για ένα χρόνο να δείτε, θα ζαλιστείτε! Ειδικά αν στέλνει και δέχεται μηνύματα με ογκώδη συνημμένα.
Κανείς υπάλληλος δεν “παίρνει το ρίσκο” να διαγράψει τα δεδομένα που θεωρεί ότι δεν χρειάζονται πλέον από την εκτέλεση των καθημερινών δραστηριοτήτων του. Τα αφήνει όλα εκεί και καλείται ο administrator των συστημάτων μηχανογράφησης να τα φυλάξει μόλις κλείσει μία υπόθεση.
Εδώ είναι όπου η αρχειοθέτηση δεδομένων γίνεται μία σημαντική εργασία. Θα πρέπει να αποθηκεύσετε ένα τεράστιο όγκο δεδομένων, με μειωμένο κόστος αποθήκευσης και με τέτοιο τρόπο που να διατηρηθούν για πολλά χρόνια.
Η αρχειοθέτηση θα βοηθήσει την εταιρεία να γνωρίζει το ιστορικό της, να ανατρέξει σε λύσεις και τεχνικές του παρελθόντος και να πραγματοποιήσει μία ανάλυση των δεδομένων αυτών.
Η μετέπειτα ανάλυση των ιστορικών δεδομένων σας δίνει την δυνατότητα να μάθετε τις τάσεις του παρελθόντος και να αποκτήσετε πολύτιμες πληροφορίες από τα ιστορικά δεδομένα σας. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να πάρετε καλύτερες αποφάσεις για την επιχείρησή σας.
Επιπλέον η περιοδική αρχειοθέτηση των δεδομένων σας πιθανά να είναι υποχρεωτική στις κανονιστικές πολιτικές της αγοράς. Για παράδειγμα, στην Ελλάδα τα λογιστικά βιβλία μίας εταιρείας θα πρέπει να φυλάσσονται για 10 χρόνια τουλάχιστον.
