Η τηλεργασία είναι πλέον μέρος της καθημερινότητας για χιλιάδες εργαζομένους από εμάς. Αυτό που μέχρι πριν από λίγα χρόνια αποτελούσε προνόμιο ορισμένων επαγγελμάτων, σήμερα είναι μια συνηθισμένη μορφή εργασίας. Για να λειτουργήσει όμως σωστά μια ομάδα εξ αποστάσεως δεν αρκεί απλά ένα pc και μια σύνδεση στο ίντερνετ.
Η επικοινωνία, η ανταλλαγή αρχείων, η παρακολούθηση των εργασιών και η οργάνωση των meetings θέλουν και τα κατάλληλα tools. Ευτυχώς, υπάρχουν αρκετά δωρεάν app τηλεργασίας που μπορούν να καλύψουν βασικές ανάγκες χωρίς να χρειαστεί να μπει το χέρι στην τσέπη.
Zoom για video calls και meetings
Το Zoom είναι μία από τις εφαρμογές που συνδέθηκαν περισσότερο με την εξ αποστάσεως εργασία. Η χρήση του είναι σχετικά απλή, ακόμη και για κάποιους που δεν το έχουν και ιδιαίτερα με την τεχνολογία.
Μέσω της εφαρμογής μπορεί κανείς να κάνει να video calls, παρουσιάσεις, online μαθήματα και συναντήσεις. Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να κάνουνε share την οθόνη τους, να γράψουν στη συνομιλία και να δημιουργήσουν ξεχωριστές μικρότερες ομάδες μέσα σε μία συνάντηση. Μπορεί π.χ. κάποιος να δουλεύει στη NetBet Ελλάδα ένας άλλος στο Λονδίνο και ένας άλλος IT στην Ινδία. Με το Zoom τα tasks, γίνονται πιο γρήγορα.
Η free έκδοση είναι πολύ εντάξει για σύντομες ομαδικές συσκέψεις και προσωπικές κλήσεις. Για μικρές επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες αποτελεί μία πρακτική λύση που δεν χρειάζεται και καμιά ιδιαίτερη προετοιμασία.
Microsoft Teams για πιο οργανωμένες καταστάσεις
Το Teams της Microsoft συνδυάζει βιντεοκλήσεις και γραπτή επικοινωνία, επίσης μπορείς να στείλεις και να λάβεις αρχεία και να μπεις πάνω σε άλλα έγγραφα. Αποτελεί μια ιδιαίτερα χρήσιμη επιλογή για όσους χρησιμοποιούν ήδη εφαρμογές όπως το Word, το Excel και το PowerPoint. Κάθε ομάδα μπορεί να δημιουργήσει διαφορετικά κανάλια ανάλογα με το πρότζεκτ, ή το topic συζήτησης. Με αυτόν τον τρόπο οι πληροφορίες παραμένουν τακτοποιημένες και δεν χάνονται μέσα σε ατελείωτα email.
Το Teams είναι ωραίο τόσο για μικρές ομάδες όσο και για μεγαλύτερες εταιρείες που χρειάζονται ένα κεντρικό περιβάλλον εργασίας. Η free έκδοση προσφέρει αρκετές λειτουργίες.
Slack για άμεση επικοινωνία
Το Slack μπορεί να αντικαταστήσει σε μεγάλο βαθμό την εσωτερική επικοινωνία μέσω email. Οι συζητήσεις οργανώνονται σε κανάλια, ώστε κάθε εργαζόμενος να παρακολουθεί μόνο όσα topics τον αφορούν και να μην χαώνεται.
Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να έχει διαφορετικό κανάλι για το μάρκετινγκ, την τεχνική υποστήριξη, τις πωλήσεις ή ένα συγκεκριμένο πρότζεκτ. Επίσης, μπορεί κανείς να στείλει προσωπικά μηνύματα, αρχεία και links.
Ένα από τα ατού του Slack είναι ότι συνδέεται με πολλές άλλες εφαρμογές. Έτσι, τα notifications από ημερολόγια, υπηρεσίες αποθήκευσης και εργαλεία διαχείρισης εργασιών μπορούν να συγκεντρωθούν σε ένα σημείο.
Trello για οργανωμένες καταστάσεις
Όταν μια ομάδα εργάζεται με τηλεργασία, είναι ουσιώδες να γνωρίζει ο καθένας ποιος έχει αναλάβει τι εργασία και σε ποιο στάδιο βρίσκεται. Το Trello σού δίνει έναν απλό τρόπο οργάνωσης μέσα από πίνακες, λίστες και κάρτες.
Κάθε κάρτα μπορεί να αντιστοιχεί σε μία εργασία και να περιλαμβάνει προθεσμία, περιγραφή, αρχεία και σχόλια. Οι κάρτες μετακινούνται ανάμεσα σε στήλες, όπως «Προς εκτέλεση», «Σε εξέλιξη» και «Ολοκληρώθηκε».
Η εφαρμογή δεν είναι μόνο κατάλληλη για δουλειά, αλλά και για οργάνωση σε προσωπικό επίπεδο. Η free version σε καλύπτει άνετα. Για πιο μεγάλα project ίσως χρειαστεί να κάνεις μια συνδρομή.
Google Drive για αρχεία και λοιπά
Το Google Drive σού δίνει τη δυνατότητα να αποθηκεύσεις αρχεία στο cloud και να έχεις πρόσβαση σε αυτά από υπολογιστή, tablet ή κινητό. Το σημαντικότερο αβαντάζ του είναι η δυνατότητα ταυτόχρονης επεξεργασίας εγγράφων από πολλούς χρήστες.
Μέσω Google Docs, Sheets και Slides, μια ομάδα μπορεί να γράψει ένα κείμενο, να ενημερώσει ένα φύλλο ή να δημιουργήσει μια παρουσίαση χωρίς να στέλνει συνεχώς διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου αρχείου και να γίνεται κομφούζιο.
Οι αλλαγές αποθηκεύονται στο άψε σβήσε, ενώ υπάρχει και ιστορικό επεξεργασίας σε περίπτωση που χρειαστεί να επανέλθει μια προηγούμενη έκδοση. Για τις πολλές καθημερινές στο day to day, το Google Drive αποτελεί μία από τις πιο ολοκληρωμένες δωρεάν λύσεις.
AnyDesk για απομακρυσμένη πρόσβαση
Το AnyDesk λύνει τα χέρια όταν ένας εργαζόμενος θέλει να αποκτήσει πρόσβαση σε έναν άλλο υπολογιστή από μακριά. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για support, μεταφορά αρχείων ή πρόσβαση σε έναν υπολογιστή που βρίσκεται στο γραφείο.
Η εφαρμογή δεν απαιτεί καμιά πολύπλοκη εγκατάσταση. Προσοχή, όμως, η απομακρυσμένη πρόσβαση πρέπει να χρησιμοποιείται με προσοχή. Οι κωδικοί σύνδεσης δεν πρέπει να κοινοποιούνται σε αγνώστους, καθώς αντίστοιχα εργαλεία χρησιμοποιούνται συχνά και σε διαδικτυακές απάτες. Τον νου σας λοιπόν.
Η σωστή εφαρμογή από το καλημέρα φαίνεται
Δεν υπάρχει ένα app που να καλύπτει από μόνη της όλες τις ανάγκες της τηλεργασίας. Κάποιος μπορεί να χρησιμοποιεί το Zoom για τις συναντήσεις, Slack για την επικοινωνία, Trello για την οργάνωση και το Google Drive για τα shared αρχεία.
Το σημαντικό είναι o κανόνας λίγα και λειτουργικά. Η υπερβολική χρήση εφαρμογών μπορεί να προκαλέσει χάος, χαμένες ειδοποιήσεις και διπλή εργασία. Με σωστή οργάνωση, οι δωρεάν εφαρμογές τηλεργασίας μπορούν να δημιουργήσουν ένα αποτελεσματικό ψηφιακό γραφείο, χωρίς να επιβαρύνουν τον μπάτζετ μιας επιχείρησης ή εταιρείας.
Αν και τα δελτία τύπου θα είναι από πολύ επιλεγμένα έως και σπάνια, είπα να περάσω … γιατί καμιά φορά κρύβονται οι συντάκτες.
